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MBA评论:拿什么来拯救,你濒临灭绝的注意力资源

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思尚教育讯】今天,仅有少数人能够享受一次只专注于一项工作的奢侈,大多数人都要同时应付来自许多团队的要求。理论来说,这种“多样化团队”提供了一系列好处:你可以在需要的时间地点发挥专长,与不同的人群分享知识,在平静期转换项目,以及避免昂贵的停工期。


       然而,通过我们过去15年的研究发现,现实比这复杂得多。对于许多人来说,同时跨越好几个项目比理论所建议的压力更大且效率更低。在不同的项目之间转换注意力需要时间,也会消耗的你专注和精力。在不同的团队中,你可能还需要转化不同的角色,例如,你可能在一个团队中是领导,但在另一个团队中则是小兵。这不仅改变了你的问责程度,也改变了你在危机时刻处理资源的能力。不同的团队有他们自己独特的文化,包括关系、常规、符号、笑话、期望和对歧义的容忍程度,这些也需要能量来处理。除非仔细计划和协商你对每个团队的贡献,否则你可能会做许多重复性工作,而非推动自身的发展。


       你身处多个团队中,该如何管理自己的时间、压力和发展?如何专注在最重要的事情上?遵循以下几个简单的规则,从提前规划开始吧。


       对工作优先级进行排序


       规划大局


       如果只狭隘地关注一天的工作量会让你陷入一个被动的灭火状态。定期检查你所有的项目并标记重要节点。当多个项目都需求很高时,你可以通过积极地识别关键时刻,更好地管理自己的时间和设定期望。项目的速度和需求决定了你为其工作的理想频率,而你的利益相关者的管理风格和资历为你在紧要关头确定优先事项定下了基调。


       有策略地排序


       选择一个任务高度投入,比在不同任务之间徘徊要高效很多。从需要全神贯注的任务开始,并给予它你一心一意的关注。设定一些明确的目标,做仅为这些目标服务的工作。研究表明,注意力残留(那些从你正在过渡的项目中得到的想法)占据了宝贵的精神空间,所以你在一天内转换的次数越少越好。如果一定要承担多个任务,那就协调和合并任何能兼容的职责。例如,如果你知道自己可能会随时被电话打断,那就选择一个能够容忍打扰的任务来做。


       设定并沟通期望


       保护你自己


       当你专注于一项优先级高的任务时,把自己从不必要的打扰中解放出来。例如,当我在写作时(这是我注意力需求最高的工作),我会把邮箱设置自动回复,告诉大家我现在不会及时查阅邮件,直到某个时间,同时会留下电话号码以防任何紧急联络。通过告诉人们不要期待一个即时的回复,给自己一些时间来集中注意力,同时让他们相信你之后会注意到来信。附上你的电话号码,表示你愿意做出回应,但也请人们再三考虑他们的请求是否真的需要立即关注。


       记录并交流进度


       看到项目动态可以帮助你的团队领导获得掌控感,有问题出现时便可以立刻解决。当你越早提出,“我遇到一个问题,可能无法100%完成任务”,你的领导会越信任你。一名经验丰富的团队成员在我们的研究中说到,他对许多团队请求的回应仅仅是两个字:“在做”。


       优化自身发展


       了解自己


       多团队作业的很大一个缺点就是,缩短了和不同领域的专家交流的时间。这既减少了你学习的机会,也降低了你给他们留下深刻印象的能力。在时间压力下,诱惑在于每个人会在他们已经有很深入知识的地方做出贡献,而不是投资于成员的学习和成长。你需要设立自身的发展目标,并且一步步实现它。想清楚你的团队中还有谁你希望能够有更多交流,把你的发展目标明确告诉你的团队领导和那些专家们。


       推动自己


       在明确了自己的发展目标之后,留出时间来做实际学习。研究表明,学习质量的一个关键决定因素是花在思考和整合新信息上的时间。这是一个挑战,因为多团队作业迫使我们在项目之间跳转,以减少停工休息的时间。因此,你要有意识地安排时间进行反思。当然,你也不能做得太过火,成为一个瓶颈,只是为了挤出时间,而是要确保团队成员把反思看作是“真正的工作”。


       在全世界范围内,尽管多团队作业给团队成员造成了一定的压力和风险,但其巨大的经济效益意味着它已经成为一种生活方式,特别是在知识型工作中。身处于这样的团队当中,你要学会管理在一个过度承诺的组织中工作的弊端,并获得一些收益。



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